Күн сайын әлемге 183 миллиард электрондық пошта жіберіледі. Біз сіздің хатыңыздың жалпы массаңызда жоғалмайтындығына қалай көз жеткізу керектігін айтатын боламыз. Және алушы оны тек себетке жіберіп қана қоймай, оған да оң жауап берді. Іскерлік хаттарды жазу ережелері әркім үшін пайдалы болады. Ерекшеліксіз. ХАТТАМА қалай бастау керек?
Дәстүрлі түрде: «Құрметті Иван Сергеевич, сәлем!» Деп жазады. Бір хат жазған бір ірі компания классикалық «Құрметті» «Қымбатты» үндеуін өзгерткен жағдайда болды. Дегенмен, шағым жылулыққа толы болса да, серіктестер сергек болғандай көрінеді. Ешбір жағдайда «Күннің жақсы уақыты» деген сөзді сәлемдесу ретінде пайдаланбаңыз - біріншіден, ешкім өмірде сөйлеспейді, ал екіншіден, сіз хат алған кезде ештеңе қаламайтын әсеріңіз болуы мүмкін.
МАҢЫЗДЫ МӘЛІМЕТТЕРДЕН ҚОЛДАНУЫ МҮМКІН?
Егер хат бейтаныс адамға жіберілсе және іскерлік сипатта болса, смайлдар адресатқа таныс болуы мүмкін. Әріптестерге арналған бейресми хаттарда смайлдарға тыйым салынбайды. Дегенмен, хатта сіздің компанияңыздың бас директоры қажет болуы мүмкін ақпарат болса, күлімдеген жақшаның көзін ұстауын қалайтыныңыз туралы ойланыңыз ба?
КЕЗ КЕЛГЕН КЕҢЕСТЕРГЕ ҚАТЫСТЫ НЕГІЗГІ СӘЙКЕСТЕЛЕРГЕ ҚОЙСАҢЫЗ?
Сіз бір нәрсеге қанағаттанбасаңыз, бірақ теріс эмоциялардың пайда болуының кінәлі тұлғасымен қарым-қатынасты бұзғыңыз келмейді, бірақ онымен сындарлы сұхбат жүргізетін болса, хатты дереу жібермеңіз. Келіссөзге қатыспайтын әріптеске мәтінді оқып көрейік немесе кейде үнді бейтарап жаза аласыз.
КЕЗ КЕЛГЕН МӘЛІМЕТТЕРДІ КӨРСЕТІҢІЗ?
Хатта әрқашан тақырып болуы керек. Бұл мәртебелік хабарды береді және спамға кіруден үнемдейді. Тақырып сіздерге немесе сіздің адресатпен ынтымақтастық туралы тақырыпты көрсету үшін қысқа әрі кең болуы тиіс. Мысалы, егер сіз клиентке конференцияда, форумда немесе көрмеде кездестірген болсаңыз, оның қорабында «ұсыныс» немесе «ынтымақтастық» тақырыбымен көптеген хаттар болады деп болжауға болады. Сондықтан, есіміңіз бен компанияңыздың есімін еске түсіріңіз. Егер сіз көп білсеңіз, онда хат тақырыбында бірлескен жұмыс тақырыбы немесе хат алмасу тақырыбы көрсетіледі: «мәселе ...», «түсініктеме ...»
РЕСМИ ТЕЛЕДЕНІҢ НЕГІЗГІ КЕЗЕҢДЕГІ БОЛЫП ТАБЫЛАДЫ?
Егер қатаң бизнес-тонда жазылған хат алсаңыз, онда сіз оған дәл солай жауап беруіңіз керек. Іскерлік хат жазудың бұл ережесі болмауы тиіс.
Тәжірибе көрсеткендей, ресми тілден іскерлік хат алмасуға бейресми түрде көшу жиі тиімсіз өзара әрекеттесуге әкеледі. Сізге іскерлік мәселелерді талқылау және әріптестеріңізбен достық қарым-қатынасқа айналса, әріптестеріңізге өз міндеттемелерін орындауға көмектесу қиын болады. Ресми тіл қашықтықты сақтауға және проблемаларды тиімді шешуге көмектеседі. Ресми стиль бірінші кезекте өз сөзінде дұрыс болуға көмектеседі, бұл жақсы нәтижеге әкеледі.
ЖАУАПКЕРШІЛІК ЖӨНДЕУ ЖЕЛІЛЕРІНДЕ ЖАСАУДЫҢ МӘЛІМЕТТЕРІ БАР?
«Шұғыл» немесе «дереу» тақырыпты жазудың орнына хат мәтінінде сіз жауап алуды қалайтын нақты уақыт ауқымын көрсетіңіз. Мысалы: «Мен сізден осындай күнге дейін жауап беруіңізді сұраймын» немесе «Сізден бұл шешімнен кешіктірмей хабарлауыңызды сұраймын. Адресатқа: «Мен сіздің келісіміңізге үміт артамын» немесе «Мен оң жауап беруге қынжыламын» деп күтуді процесті тездетуге тырыспаңыз. Адамға өзіне ойлануға мүмкіндік беріңіз.
КЕЗ КЕЛГЕН жағдайда, МАҢЫЗДЫ МАҢЫЗДЫ ҚОЛДАНЫҢЫЗ?
Бұл құралды тек хатта айтылған жағдайда, сіз үшін ғана емес, сіздің адресатыңыз үшін де өте маңызды және маңызды болған жағдайда ғана пайдалану керек. Сіз қалай ойлайсыз, барлық жағдайлар осындай? Барлық интернет әріптеріңізді қызыл жалаулармен және леп белгісімен белгілеңіз - дұрыс емес. Хош иіс пен қасқыр туралы ертегілерді еске түсіріңіз: сіз дереу оқу үшін хат қажет болса, ол еленбейді.
Қандай ақаулық болғаны туралы жазбаша түрде қалай жазылуға болады?
Егер сіз бір нәрседен бас тартуға мәжбүр болсаңыз, хабарды сәтсіздік туралы өтінішпен бастаңыз. Сіздің шешіміңіздің себептерін қысқаша сипаттаңыз және белгілі бір жағдайларда бұл мәселені қарауға қайта оралуға болатындығын түсіндіріңіз. Сізге қызығушылық танытқаныңызға рақмет, істің осындай нәтижесі туралы өкініп, хатты оң нәтижеге аяқтаңыз, мысалы, «Мен табысқа жетуді тілеймін».
МАҢЫЗДЫ ҰЗАҚ МЕРЕЙТІН ЕМЕС?
Мәтінді құрылымдау, оны тарауларға, абзацтарға, параграфтарға бөлуге болмайды - әйтпесе ұзын хабарламаны қабылдау қиын. Егер ақпарат үздіксіз бір үзіндімен берілсе, екінші жолда адам оған қызығушылық жоғалтады. Интернеттегі үлкен әріптерді құрастырудың мінсіз формуласы келесідей: бір ой - бұл бір параграф. Сондай-ақ күрделі сөйлемдерді және бұлыңғыр сөйлемдерді болдырмау маңызды. Сіздің хатыңызға тез жауап беру үшін, адам шынымен өзінен не қалайтындарын алғаш рет түсінуге тиіс.
АНЫҚТАУҒА НЕ ӨТІНІСТІ?
Хатқа жауап берген соң, сіздің атыңыз бен тегіңізді көрсету жеткілікті. Егер хат-хабарды бастамасаңыз, онда өзіңіздің позицияңызды және байланыс телефон нөмірін көрсетіңіз. Хат басында «Қымбатты ...» апелляциясын қолдану «Сенің адалдықпен» деген сөзбен аяқталмайды. Жазыңыз: «Құрметпен» немесе «Құрметпен». Поштадағы бірнеше қолтаңбаны алыңыз және оларды жағдайға байланысты пайдаланыңыз.
АУЫЛДЫҢ БАСҚАРУШЫСЫНДА.
• Radicati Group компаниясының зерттеуіне сәйкес, әлемде күн сайын 183 миллиард интернет хат жіберіледі, яғни секундына 2 миллионнан астам хат жіберіледі.
• Спамға қарсы жүйелердің танымал өндірушісі «Касперский зертханасы» бір күнде жіберілген барлық поштаның 80% -ы спам деп бағалады.
• Gallup Media агенттігінің хабарлауынша, 70 миллионға жуық пошта.ru пошта жүйесінің тіркелген пайдаланушылары күн сайын шамамен 8 миллион пошта жәшігін тексереді.
• Ең көп спам АҚШ, Ресей және Польшадан жіберілді.
Пошта арқылы жіберілетін рұқсатсыз жарнаманың жиі кездесетін тақырыптары дәрі-дәрмектер мен таныстар болып табылады.